Як правильно вести кадровий облік 

Підприємство наймає співробітників, розширює штат, нормує робочий день, розробляє посадові інструкції і т.д. Всі ці питання стосуються кадрового обліку. А як же правильно вести цей самий облік, щоб уникнути штрафів?

Як правило, на невеликих підприємствах відповідальною особою за виконання наказів, ведення кадрового обліку є директор. У корпораціях питанням персоналу займається директор по персоналу. Можливий і третій варіант - довірити кадровий облік компанії, що надає дану послугу.

Особа, що веде кадровий облік, має досконально вивчити трудове законодавство України та стежити за внесенням змін. Ведення кадрового обліку здійснюється строго у відповідності з нормами законів.

Найчастіше питаннями персоналу займається інспектор з кадрів або менеджер з персоналу. У невеликих компаніях дві функції може виконувати одна людина (менеджер з персоналу) або ще гірше - секретар. При штаті до 10 осіб керівнику вигідно мати такого «багаторукого многонога», який і каву зробить, і наказ про прийом на роботу набере, і нових співробітників знайде. В цьому випадку залишається тільки питання до якості роботи.

При прийомі на роботу інспектора з ведення кадрового обліку (інспектора відділу кадрів) фахівці Юридичної фірми «Блісс» радять детально вивчити резюме кандидата. Після цього протестувати потенційного співробітника на знання трудового законодавства.

Розглядати кандидатів без досвіду роботи можуть дозволити собі компанії, в яких є відділ з персоналу. Проте, у потенційного співробітника повинна бути база знань, адже вивчити КЗпП може кожен.

Кадровий облік необхідно вести відповідно до законодавчих вимог.

 

У кожній компанії повинні бути наступні документи:

Складання обліку робочого часу, ведення графіків відпусток входить в обов'язки інспектора відділу кадрів.

В Україні практично не залишилося підприємств, що ведуть кадровий облік в паперовому вигляді. Якщо на невеликих підприємствах ще можна внести необхідні дані в табличку Excel, то на великих - зробити це вкрай складно.

Автоматизація відділу кадрів дозволяє впорядкувати і спростити роботу інспектора. Як правило, українські фахівці віддають перевагу 1С: Зарплата і Управління Персоналом для України» або «Кадри Плюс Україна».

Плюси використання програм:

Вибираючи програму ведення кадрового обліку, подумайте, чи варта гра свічок. Якщо в штаті 20 співробітників, включаючи директора, може варто задуматися про аутсорсинг. Найчастіше, довірити кадровий облік професіоналам вигідніше, ніж оновити обладнання, купити програму і знайти фахівця. Дайте відповідь на просте запитання: «Який термін окупності такої інвестиції?».

Укладіть договір на ведення кадрового обліку і збережіть свої гроші.