Как правильно вести кадровый учет 

Предприятие нанимает сотрудников, расширяет штат, нормирует рабочий день, разрабатывает должностные инструкции и т.д. Все эти вопросы касаются кадрового учета. А как же правильно вести этот самый учет, чтобы избежать штрафов?

Ответственные лица

Как правило, на небольших предприятиях ответственным лицом за исполнение приказов, ведение кадрового учета является директор. В корпорациях вопросом персонала занимается директор по персоналу. Возможен и третий вариант - доверить кадровый учет компании, предоставляющей данную услугу.

Лицо, ведущее кадровый учет, должно досконально изучить трудовое законодательство Украины и следить за внесением изменений. Ведение кадрового учета осуществляется строго в соответствии с нормами законов.

Зачастую вопросами персонала занимается инспектор по кадрам или менеджер по персоналу. В небольших компаниях две функции может исполнять один человек (менеджер по персоналу) или еще хуже - секретарь. При штате до 10 человек руководителю выгодно иметь такого «многорукого многонога», который и кофе сделает, и приказ о приеме на работу наберет, и новых сотрудников найдет. В этом случае остается только вопрос к качеству работы. 

Профессиональный помощник

При приеме на работе инспектора по ведению кадрового учета (инспектора отдела кадров) специалисты Юридической фирмы «Блисс» советует детально изучить резюме кандидата. После этого протестировать потенциального сотрудника на знание трудового законодательства. 

Рассматривать кандидатов без опыта работы могут позволить себе компании, в которых есть отдел по персоналу. Тем не менее, у потенциального сотрудника должна быть база знаний, ведь изучить КЗоТ может каждый.

Кадровый учет необходимо вести в соответствии с законодательными требованиями. 

В каждой компании должны быть следующие документы:
  • штатное расписание;
  • заполненные личные карточки сотрудников;
  • трудовые договора.
Составление учета рабочего времени, ведение графиков отпусков входит в обязанности инспектора отдела кадров.

Автоматизации отдела кадров

В Украине практически не осталось предприятий, ведущих кадровый учет в бумажном виде. Если на небольших предприятиях еще можно внести необходимые данные в табличку Excel, то на крупных - сделать это крайне сложно. 

Автоматизация отдела кадров позволяет упорядочить и упростить работу инспектора. Как правило, украинские специалисты предпочитают «1С:Зарплата и Управление Персоналом для Украины» или «Кадры Плюс Украина». 

Плюсы использования программ:
  • быстрая обработка данных;
  • качественный анализ;
  • простота управления.
Выбирая программу ведения кадрового учета, подумайте, стоит ли игра свеч. Если в штате 20 сотрудников, включая директора, может быть стоит задуматься об аутсорсинге. Зачастую, доверить кадровый учет профессионалам выгоднее, чем обновить оборудование, купить программу и найти специалиста. Ответьте на простой вопрос: «Какой срок окупаемости такой инвестиции?».

Заключите договор на ведение кадрового учета и сохраните свои деньги.