Юридическая фирма "Блисс"
  • +38 (056) 735-05-93
  • +38 (096) 430-30-37
Юридические услуги, юридические консультации в Днепропетровске

Юридическая фирма "БЛИСС". Статьи Порядок знищення бухгалтерських документів (архіву)

Порядок знищення бухгалтерських документів (архіву)

Для визначення термінів зберігання документів слід керуватися «Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади і місцевої самоврядності, інших установ, організацій і підприємств з вказівкою термінів зберігання документів», затвердженому наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 (далі — Перелік № 41) 1.

В основному, для первинної бухгалтерської і податкової документації термін зберігання складає три роки за умови завершення перевірки державними податковими органами.

Для окремих видів документів встановлені інші терміни зберігання і підстави для знищення.

Терміни зберігання документів, визначені в Переліку № 41, є мінімальними і зменшенню не підлягають.По термінах зберігання документи діляться на:

  • документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
  • документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Передачі в архів підлягають завершені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання. Документи тимчасового зберігання зберігаються на підприємстві або в структурних підрозділах і після закінчення терміну підлягають знищенню в установленому порядку.

На більшості підприємств до справ постійного і тривалого зберігання в основному відносяться накази керівника по особовому складу, особові рахунки або, при їх відсутності, розрахунково-платіжні відомості.

Для підготовки і передачі цих документів у архів вони підлягають відповідному оформленню. Порядок знищення документів Експертна комісія ( або керівник) ! проводить експертизу цінності документів і здійснює відбір документів для знищення, про що складається відповідний акт (п.п. 3.1 і 3.2 Переліку № 41). Незначні об'єми документів можна спалити, про що здійснюється відповідний запис в акті.

Що таке «незначні об'єми» і як їх спалювати, ні в Правилах № 16, ні в Листі № 05-26 не обумовлено (тобто на свій власний розсуд!). Пропонуємо Вам «незначність» об'єму документально зафіксувати в наказі по підприємству, там же визначити місце і порядок спалювання документів.

Знищення документів з порушенням встановленого Переліком № 41 терміну їх зберігання є незаконним і вабить відповідальність згідно з чинним законодавством.

Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення встановлених даним Переліком термінів зберігання документів є незаконним і вабить відповідальність відповідно до чинного законодавства.